Kontrolle über das E-Mailsystem zurückerhalten
Von Jahr zu Jahr steigt das Datenvolumen in den IBM Lotus Notes/Domino-Anwendungen exponentiell. Damit werden die Administration und das Managen dieser zentralen Plattform zu einer immer größeren zeitlichen Belastung der Verantwortlichen. Mit Hilfe von BancTec erhalten die Administratoren die Kontrolle über ihr E-Mailsystem zurück. Denn eFIRST Link for Lotus Notes räumt auf, die Software verschiebt E-Mails, Dokumente und Objekte aus den Lotus Notes Datenbanken in die Archivsysteme des Unternehmens. Hier stehen sie den Mitarbeitern und dem Management weiterhin zur Verfügung, belasten aber weder Datenbanken noch Server.

E-Mails revisionssicher archivieren
Die Archivierung mit eFIRST Link for Lotus Notes erfüllt gesetzliche Anforderungen zur Speicherung von Dokumenten und E-Mails. Geschäftskritische E-Mails sind revisionssicher im Archivsystem verwahrt und können hier von Prüfern oder Controllern recherchiert werden. Die endgültige Ablage kann auf den unterschiedlichsten Medien erfolgen. eFIRST Link unterstützt alle wichtigen Speichermedien und -standards: von optischen WORM-Medien über Tapes bis hin zu neuen Speichertechnologien wie Content Adressed Storage.

Speicherplatz intelligent reduzieren
eFIRST erkennt gleiche Anhänge in verschiedenen E-Mails und legt diese Anhänge nur einmal physikalisch ab (single instance). BancTec kann mit dieser Technologie den benötigten Speicherplatz in den Langzeitarchiven extrem reduzieren. BancTec sorgt dafür, dass alle abgerufenen Informationen – auch bei hohem Transaktionsaufkommen – in Sekundenschnelle zur Verfügung stehen. Bei Bedarf stellt die Lotus-Domino-Journaling-Unterstützung sicher, dass sämtliche elektronische ein- und ausgehende Post unverändert archiviert wird.

• Revisionssichere Archivierung aller E-Maildaten
• Kurze Einführungszeit
• Unmittelbare Verbesserung auf der Lotus-Notes-Plattform
• Einmalige Speicherung von gleichen Anhängen (single instance)
• Keine Schulung für Anwender, da die Anwenderoberfläche unverändert bleibt
• Minimierung der Administratortätigkeiten
• Weniger Speichervolumen für E-Maildaten
• Kostengünstiges Speichermanagement
• Lotus Notes Rechtesystem bleibt erhalten
• Schutz vor unberechtigtem Zugriff
• Einfache Recherchemöglichkeiten für archivierte E-Mails
• Permanenter Zugriff auf archivierte E-Mails
• Unterstützung mobiler Benutzer
• Automatische und manuelle Archivierung
• Performance-Gewinn und deutliche Entlastung der Domino-Infrastruktur
• Einfache Integration in bestehende Infrastruktur
• Wiederherstellung originalgetreuer E-Mails

Integration
eFIRST Link for Lotus Notes zeichnet sich durch seine tiefe Integration in bestehende Domino-Infrastrukturen aus. Die einfache Architektur, die zentrale Steuerung und die automatische Archivierung in eFIRST Archive machen die Schnittstelle leicht administrierbar. Eine zusätzliche Erweiterung der Domino-Infrastruktur ist nicht notwendig.

Rendition Service
eFIRST Link for Lotus Notes wandelt Notes-Dokumente und -Anhänge in die Formate TIFF oder PDF. Alle Mitarbeiter können archivierte Dokumente auch außerhalb von Lotus Notes recherchieren und anzeigen.
 
Archivierungsregeln
eFIRST link for Lotus Notes erlaubt unterschiedliche Möglichkeiten der Archivierung: Sie kann entweder anwenderunabhängig, automatisiert und zeitgesteuert erfolgen oder aber manuell durch den Anwender angestoßen werden. Die Regeln werden in zentral administrierbaren Steuerparametern festgelegt.

Revisionssicherheit
Als Storage Backend bei der Archivierung dient eFIRST Archive, BancTecs hochskalierbarer Archivserver. Hier werden nicht nur sämtliche Daten revisionssicher archiviert, sondern zusätzlich alle definierten Indexdaten einer E-Mail abgelegt wie Datum, Absender, Empfänger, Verteilerlisten, Größe.

Einfache Recherche
Ist eine E-Mail archiviert, so sieht der Anwender einen Platzhalter, der als Link zum archivierten Objekt dient. Öffnet der Anwender diesen Platzhalter, so wird das archivierte Dokument angezeigt. Für den Benutzer geschieht dieser Prozess unbemerkt im Hintergrund. So bleiben gewohnte Arbeitsabläufe erhalten.

Zugriffsrechte
Generell gibt es zwei Ebenen der Zugriffsberechtigung auf archivierte Dokumente: die des Benutzers, der das jeweilige Dokument archiviert hat. Die zweite Ebene ist die übergeordnete Zugriffsberechtigung auf den Archivdatenbestand.

E-Mails im Geschäftsprozess
Mit eFIRST Link for Lotus Notes werden E-Mails zusammen mit den Dokumenten gespeichert, mit denen sie einen Geschäftsvorgang bilden. Dies ist möglich, da alle Indexinformationen zu jeder archivierten E-Mail im eFIRST Archive abgelegt sind.