CenterVision
Das Unternehmensumfeld von heute ist von der Notwendigkeit geprägt, die Rentabilität und das Unternehmenswachstum zu steigern
Um dieses Ziel zu erreichen, suchen Unternehmen nach Mitteln und Wegen, um die Kosten zu senken und die Effizienz im Unternehmen zu steigern. Das gegenwärtige wirtschaftliche Umfeld zwingt Unternehmen mehr denn je, vorhandene Kunden zu binden, und die Unternehmen müssen schnell auf kundenbezogene Geschäftstransaktionen reagieren können. Sie müssen bessere Wege finden, um die Leistung steigern und prognostizieren zu können. Und natürlich müssen Unternehmen mehr Verantwortung übernehmen, damit sie immer mehr gesetzlichen Vorschriften gerecht werden können.
Herkömmliche Anwendungen zur Dokumentenerfassung sind als transaktionsbasierte Lösungen konzipiert, die bestimmte Dokumentarten auf Abteilungsebene verarbeiten, wobei für jede Dokumentart eine andere Anwendung zum Einsatz kommt. Der Vertrieb kümmert sich um die Bestellungen, die Schadensabteilung nimmt sich der Schadensabwicklung an, die Kreditorenbuchhaltung bearbeitet Rechnungsinhalte, der Kundenservice ist zuständig für die Korrespondenz. Diese sog. Insel-Anwendungen, mit denen Dokumente auf Abteilungsebene verarbeitet werden, lassen sich nur schwierig verwalten und bieten wenig Flexibilität, wenn es darum geht, alle Dokumentarten zu automatisieren, neue Prozesse und Abteilungen hinzuzufügen, oder Prioritätsbelege und Kundenserviceebenen zu managen.
Mit CenterVision von BancTec verbessern Sie in kürzester Zeit Ihre Unternehmensleistung. Es handelt sich hierbei um eine gemeinsame Plattform, mit deren Hilfe sich mehrere Dokumentenverarbeitungsstellen in einem weltumspannenden Unternehmen optimiert bereitstellen, betreiben und verwalten lassen. Sämtliche papierbasierten und elektronischen Dokumente werden in sofort verwertbare digitale Inhalte umgewandelt und an die zuständige Anwendung oder Mitarbeiter weitergeleitet. Durch CenterVision stehen alle eingehenden Informationen sofort zur Verfügung, und Ihre Kunden erfahren einen hervorragenden Service.
CenterVision nutzt die umfassenden Kenntnisse und die Erfahrung von BancTec, welche jahrelang verschiedene BPO-Servicezentren betrieben hat. Dieses Wissen ist in das Produkt eingeflossen und ermöglicht Unternehmen, den Lebenszyklus von Dokumenten – vom Eingang bis zur Übermittlung – kontinuierlich zu optimieren, indem jede Aktivität genau überwacht wird. Dies schafft Transparenz und ermöglicht ein hohes Maß an Kontrolle über die Abläufe im Unternehmen.
Daraus ergeben sich zahlreiche Vorteile:
- Senkung der Kosten für die Erfassung, Sortierung und Verarbeitung aller eingehenden Informationen
- Vollständige Transparenz aller Verarbeitungsschritte zur Steigerung der Unternehmensleistung
- Schnellere Bereitstellung von Informationen
- Einfache Anpassung durch Hinzufügen neuer Bearbeitungsaufgaben, Dokumente und Kundenanforderungen
- Lückenlose elektronische Protokollierung aller Schritte, um Compliance-Anforderungen gerecht zu werden
- Flexible Lösung, die sich problemlos an ausgelagerte komplementäre Dienstleistungen andocken lässt
- Erhöhung der betrieblichen Flexibilität und Verbesserung der Unternehmensleistung durch unternehmensweiten Lastenausgleich der Aktivitäten und vollständige Abstimmung und Kontrolle
- Verkürzung der Durchlauf-Verarbeitungszeiten, dadurch schnellere Verarbeitung der Kundentransaktionen und schnellere und effektivere Nutzung der eingehenden geschäftlichen Informationen
- Steigerung der Produktivität durch Verwaltung der Informationen in Echtzeit, dadurch höhere Service-Levels und bessere Kundenbetreuung
Die flexible Plattform von CenterVision ermöglicht die Bearbeitung von Arbeitsabläufen im Hinblick auf eine bessere Nutzung gemeinsamer Ressourcen. Mit CenterVision lässt sich die Bereitstellung von Imaging-Dienstleistungen beschleunigen, indem neue Kunden, Dokumentenströme und Bearbeitungsschritte mit wenigen Handgriffen hinzugefügt werden können. Darüber hinaus bietet CenterVision eine sichere Schnittstelle zu externen BPO-Dienstleistern, um Verarbeitungsspitzen abzufangen, während Sie sich auf unvorhersehbare Eventualitäten besser einstellen und teure manuelle Tätigkeiten auslagern können.
CenterVision beschleunigt die Umwandlung von Papierdokumenten in digitale Informationen mit einer Reihe von Scan-, Dokumentenklassifizierungs-, Datenerfassungs- und Webservice-Tools. Es lässt sich mit vorhandenen Abteilungsanwendungen integrieren, so dass Investitionen in Altsysteme geschützt sind und ein unnötiges Redesign der Vorlagen vermieden werden kann. Dank dieser Funktionen wird die Notwendigkeit für eine kostspielige Vorbereitung der Dokumente und für das Sortieren, die Dateneingabe und Validierung drastisch verringert, während alle nicht automatisierten Abläufe durch zahlreiche Produktivitätstools, welche die Geschwindigkeit und Genauigkeit erhöhen, beschleunigt werden.
CenterVision ermöglicht effizienteres Management und Kontrolle, indem es Entscheidungsträgern Tools zur Produktivitätsmessung zur Verfügung stellt – unternehmensübergreifend, von überall aus. Es überwacht sämtliche Dokumentenprozesse und Anwenderaktivitäten, um zu gewährleisten, dass alle Service-Level-Agreements (SLAs) eingehalten werden. Tools für das Informationsmanagement ermöglichen eine kontinuierliche Verbesserung der Abläufe, indem die Kosten, der Durchsatz und der Umfang aller Arbeitsprozesse gemessen und analysiert werden. Überdies bietet CenterVision eine lückenlose elektronische Protokollierung aller Schritte, und Benutzer können mithilfe eines integrierten Archivs frühere Dokumente, die im System vorhanden sind, rückverfolgen und ausfindig machen.
Es ist heute von entscheidender Bedeutung, eine Managementinfrastruktur aufzubauen, die Transparenz und Kontrolle der eingehenden Informationen ermöglicht. Die zunehmend komplexeren Anforderungen an die Verarbeitung lassen den Ruf nach flexibleren Geschäftsprozessen, besseren Ressourcenmanagement- und Auswertungsfunktionen immer lauter werden. Der Schriftverkehr zwischen Kunden und Lieferanten muss sofort verfügbar sein, während sämtliche Transaktionsdokumente, Anfragen und Korrespondenz akkurat verarbeitet werden. Außerdem erhöht der Druck durch den Gesetzgeber die Notwendigkeit nach mehr Unternehmensverantwortung. Die Antwortet lautet CenterVision.
Das CenterVision-Framework: CenterVision basiert auf einer service-orientierten Architektur und verwaltet eine Reihe unterschiedlicher Services, wobei jedes Modul auf eine bestimmte Aktivität oder Benutzergruppe zugeschnitten ist. Ob Produktion oder Management, IT, interne oder externe Kunden, jeder Bereich kann auf das System zugreifen, um einen Prozess zu starten, zu optimieren oder zu überarbeiten. CenterVision ist ein Standardprodukt und lässt sich ohne großen Aufwand in jeden Geschäftsbetrieb integrieren, wobei weitere Verarbeitungsservices jederzeit hinzugefügt werden können. Somit können Sie entweder einen Dokumentenstrom nach dem anderen an die CenterVision-Plattform anbinden, oder gleichzeitig im Rahmen vollständiger Verarbeitungsabläufe.
CenterVision Core: Der Kern verwaltet den Lebenszyklus eines Dokuments, so dass jedes zu verarbeitende Dokument den optimalen Weg durch das System durchläuft. Da CenterVision jedes Dokument individuell behandelt, besteht eine geringere Notwendigkeit, Dokumente vorzubereiten, zu sortieren und batchweise einzuscannen, so dass jedes eingehende Dokument das System durchlaufen kann, ohne den Prozess zu behindern. Durch benutzerkonfigurierte Serviceebenen und Arbeitspriorisierung ist gewährleistet, dass jeder Scan-, Verarbeitungs- und Texteingabevorgang termingerecht erfolgt.
Designer: Business-Process-Analysten können mithilfe der Konfigurationstools, die zum Lieferumfang des Designer-Moduls gehören, ineffiziente Prozesse schnell aufdecken und einem Re-Engineering unterziehen. Das Designer-Modul stellt einen Arbeitsplatz zur Verfügung, der die Erweiterung des Systems um neue Benutzer und Abteilungen, sowie die Erstellung von Dokumentvorlagen, Klassifizierungsregeln, Verarbeitungsservices und die Festlegung von Terminen ermöglicht. Außerdem überwacht dieses Modul sämtliche Zugriffsrechte und Berechtigungen. Benutzer können Rollen, Gruppen, Passwörter und Berechtigungen erstellen, so dass die umfassende Sicherheit des Systems gewährleistet ist.
Input: Dieser Service lässt sich an eine Reihe von Erfassungsgeräten und Geschäftsanwendungen anbinden, um Informationen direkt an die CenterVision-Plattform weiterzuleiten. Der Service akzeptiert Inhalte von unterschiedlichen Dokumentenscannern, Multifunktionsgeräten und Faxservern, sowie von E-Mail- und Office-Anwendungen, Web-Portalen und PDAs, unabhängig von ihrem geografischen Standort.
Poststraßen, Dokumentenverarbeitungsabteilungen, Niederlassungen und selbst externe Sachbearbeiter können an den Service angebunden und ermächtigt werden, Informationen direkt an das System zu schicken.
Logistics Manager: Mit diesem Service können Unternehmen die körperlichen Tätigkeiten, die täglich in der Poststelle verrichtet werden, besser verwalten. Prozesse wie Posteingang, Scan-Vorbereitung und Bewegung von physischen Dokumenten können genau kontrolliert werden. Mithilfe eines internen Sendungsverfolgungssystems können Poststellen die Lieferung der Dokumente und Postsäcke registrieren und voraussichtliche Dokumentenvolumina besser abschätzen, so dass die Ressourcen im weiteren Prozessverlauf effizienter verwaltet werden können.
Barcode-Technologie ermöglicht Administratoren die Überwachung der physischen Postdokumente bei jeder Aktivität in der Poststelle, bevor sie in digitales Format umgewandelt werden. Die Technologie gewährleistet auch die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen und sichere Vernichtung bzw. Rücksendung des Dokumentes an den Kunden.
Factory: Dieser Service bietet Zugriff auf zahlreiche Dokumentenverarbeitungsservices und Anwendungen und ermöglicht Unternehmen die Automatisierung und Optimierung der Verarbeitung, Datenerfassung und Validierung aller Dokumente, die ins Unternehmen gelangen. Der „Document Classifier“ analysiert jedes in das System importierte Dokument und leitet jedes einzelne Dokument samt Lieferdatum an den zuständigen Verarbeitungsservice weiter. Eine einzige Schnittstelle ermöglicht die Überwachung zahlreicher komplexer Verarbeitungsschritte, um die Anzahl der manuellen Eingriffe und zu erledigenden Vorsortierungsaufgaben zu verringern.
Darüber hinaus lässt sich mit dem Factory-Service jeder Arbeitsschritt verwalten, der nicht automatisiert werden kann oder den Eingriff des Bedienpersonals erfordert. Ein intelligenter Arbeitsplatz stellt eine Reihe von Schnittstellen zur Verfügung, so dass das Dateneingabepersonal die Daten und Textausschnitte rasch eingeben, auf Gültigkeit prüfen und ggf. Korrekturmaßnahmen ergreifen kann – an dezentralen bzw. zentralen Standorten.
Gateway: Mit dem Gateway-Service steht internen und externen Kunden ein eigenes Portal zur CenterVision-Plattform zur Verfügung. Ob interne oder externe Kunden, die Benutzer können die laufenden Arbeiten analysieren und den Administratoren Informationen zur Verfügung stellen, um die Effizienz der Abläufe zu verbessern. Kunden können eine Änderung ihrer Prioritäten vornehmen, wichtige Prognosedaten eingeben, Serviceprobleme protokollieren und Bilder innerhalb eines Prozesses abrufen. Unternehmen können sichere Verbindungen mit webbasierten Services anderer Unternehmen herstellen, um erweiterte Validierungen durchzuführen oder innerhalb eines Prozesses weitere Dokumentenservices dort in Anspruch zu nehmen, wo sie benötigt werden. Der Gateway-Service ermöglicht außerdem eine Erweiterung des Systems auf externe BPO-Abläufe, um unerwünschte Tätigkeiten sicher auslagern zu können und besser für unvorhersehbare Eventualitäten und Notfälle gewappnet zu sein.
Dashboard: Dieser Service ermöglicht die Überwachung aller CenterVision-Prozesse in Echtzeit. Unternehmen können frühzeitig Probleme in den Abläufen aufdecken, um die Einhaltung vereinbarter SLAs zu gewährleisten. Für jeden Prozess, ob manuell oder automatisiert, stehen Leistungskennzahlen zur Verfügung, und alle für die Kunden zu erbringenden Dienstleistungen sind nach Dringlichkeit aufgelistet, so dass Administratoren die Ressourcen effektiv verwalten können. Das benutzerfreundliche webbasierte Dashboard lässt sich schnell implementieren, es zeichnet sich durch beispiellose Interaktivität und Anpassbarkeit aus und eignet sich für „Drill-Down“-Analysen.
Reporter: Mit diesem Service stehen frühere und regelmäßig zu ermittelnde Leistungsdaten zur Verfügung. Das sorgt für Transparenz in den Abläufen. Die Webschnittstelle ermöglicht weltweit tätigen Führungskräften den Zugriff auf Informationen zur Systemleistung und die Gewährleistung der vollständigen Systemintegrität. Der Reporter verwendet konfigurierbare Standardberichte, um den konkreten Organisations- und Managementanforderungen gerecht zu werden. Er ermöglicht den detaillierten Abgleich aller Verarbeitungsaktivitäten und gewährleistet Arbeitsintegrität und Abrechnungsgenauigkeit.
Compliance: Dieser Service ermöglicht die lückenlose elektronische Protokollierung aller Dokumente, so dass Benutzer jedes beliebige Dokument ausfindig machen und darauf zugreifen können. Alle Ereignisse werden automatisch aufgezeichnet, so dass sich jedes Dokument nachverfolgen lässt, vom Eingang in das Unternehmen bis zur Weiterleitung an den Ort, wo es benötigt wird. Das Dokumentenarchiv verwaltet die Aufbewahrungsrichtlinien, so dass gesetzliche Anforderungen erfüllt werden, während der sichere Zugriff durch Benutzer ein hohes Maß an Sicherheit und Kontrolle gewährleistet.
Dispatch: Unternehmen können in CenterVision verarbeitete Informationen exportieren, um zu gewährleisten, dass sie schneller an die zuständige geschäftliche Anwendung oder Fachkraft weitergeleitet werden. Die offene Architektur ermöglicht die Übermittlung der Dokumente und Daten an Backoffice-Systeme, oder an den entsprechenden zuständigen E-Mail-Empfänger oder Content-Management-Ordner. Der Dispatch-Service verwendet XML-Plugins, um den Aufwand für die Einrichtung und Konfiguration so gering wie möglich zu halten.
Next Steps:
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