DEUTSCHE TELEKOM

Neben der Digitalisierung der gesamten Eingangspost lag der erste Schwerpunkt des Projektes auf der Automatisierung des kreditorischen Prozesses, und zwar von der Erfassung über die Buchung bis zur vollautomatischen Kontrolle des Zahlungsausganges.

In Deutschland unterhält die Deutsche Telekom AG sieben Scanzentren, in denen nicht nur eigene Dokumente digitalisiert werden. Die integrierte BancTec Lösung besteht aus Hardware und Softwaremodulen der eFIRST Suite (eFIRST Capture und eFIRST Invoices). 24 Scanner der S-Serie und 2 DocuScan 9000 garantieren optimale Scanqualität und eine schnelle Verarbeitung der Dokumente. Für die automatische Bearbeitung der Eingangsrechnungen wird BancTecs Rechnungslösung eFIRST Invoices eingesetzt.

Die Deutsche Telekom AG ist eines der weltweit führenden Unternehmen der Telekommunikationsbranche. Mit ihren vier Konzerndivisionen - T-Mobile, T-Online, T-Systems und T-Com - bietet die Telekom ihren Kunden das gesamte Spektrum der modernen Telekommunikations-Dienstleistungen aus einer Hand. Mehr als hundert Millionen Privat- und Geschäftskunden nutzen die Produkte und Dienstleistungen der Deutschen Telekom AG. Das Unternehmen beschäftigt weltweit fast 250.000 Mitarbeiter und erwirtschaftete im Geschäftsjahr 2003 einen Umsatz von 55.8 Milliarden €. In Deutschland unterhält die Deutsche Telekom acht Scanzentren, in denen nicht nur eigene Dokumente digitalisiert werden. Die Deutsche Telekom bietet ihre Kompetenzen im Capturing-Bereich als Managed Service auch externen Unternehmen an.

Die Herausforderung:
Die Papierberge, die die Poststellen der Deutschen Telekom zu verarbeiten haben, sind immens. Beispielhaft werden täglich etwa 5.600 Rechnungen mit insgesamt 33.600 Seiten – d.h. 7.4 Millionen Rechnungsseiten im Jahr – für einen Bereich zugestellt. Hinzu kommt die sonstige Korrespondenz, die den zuständigen Mitarbeitern zugeteilt werden muss. Der gesamte Prozess der Post- und Rechnungsverarbeitung ist sehr personalintensiv, langsam und wenig transparent. Das sollte ein umfassendes Capturing- und Frontend-Projekt ändern, das vom zentralen Unternehmensbereich initiiert wurde. Neben der Digitalisierung der gesamten Eingangspost lag der erste Schwerpunkt des Projektes auf der Automatisierung des kreditorischen Prozesses, und zwar von der Erfassung über die Buchung bis zur vollautomatischen Kontrolle des Zahlungsausganges. Wichtig war der Telekom eine Lösung, bei der ein Anlegen von Formularen und ein Training der Erkennungssoftware nicht nötig ist, da dies bei ca. 270.000 unterschiedlichen Kreditoren und der großen Menge an Rechnungen nicht realisierbar wäre.

Die Lösung:
Die integrierte BancTec Lösung besteht aus Hardware und Softwaremodulen der eFIRST Suite (eFIRST Capture und eFIRST Invoices). 24 Scanner der S-Serie und 2 DocuScan 9000 garantieren optimale Scanqualität und eine schnelle Verarbeitung der Dokumente. Für die automatische Bearbeitung der Eingangsrechnungen wird die Applikation der BancTec eFIRST Invoices für Rechnungsinterpretation eingesetzt. Nach dem Öffnen der Rechnungen werden die Seiten gescannt. Der eFIRST Invoices Interpreter analysiert bei den gescannten Eingangsrechnungen das OCR-Ergebnis bzw. die elektronischen Daten. Durch die Verwendung der Erkennungsengine der Firma FreeFormation GmbH, die Wissensbasen und automatische Lernverfahren nutzt, können alle Rechnungen, Mahnungen und  Gutschriften sowie auch Bestell- und Lieferscheine gelesen werden. Dabei werden u.a. Bestellnummer, Datum, Beträge, Lieferant und SAP-Bestellnummer erkannt. Ein Anlegen von Formularen ist ebenso unnötig wie ein Training der Software.

Nach der Interpretation der Rechnungen wird unter Verwendung von eFIRST Invoices eine automatische Rechnungsprüfung und Kontierung vorgenommen. Dabei werden die erkannten Daten mit denen der Kreditorenstammdatenbank und denen der Bestelldatenbank verglichen. Sind die Ergebnisse plausibel, wird die Rechnung automatisch gebucht und kontiert. Unklare Fälle werden an Validierungsarbeitsplätze weitergeleitet. Dort können die fraglichen Daten manuell korrigiert werden. Mit eFIRST Invoices Dialog ist die Lösung an die SAP-Systeme der Telekom angebunden, so dass die Rechnungen direkt ins SAP-System gebucht werden.

Der Nutzen:
Mit der neuen BancTec Lösung ist der Rechnungsbearbeitungsprozess erheblich beschleunigt. Ein Rechnungslauf, d.h. der Prozess vom Empfang einer Rechnung bis zur Buchung, dauerte vor Einführung der Lösung bis zu drei Wochen. Heute hat sich dies auf maximal fünf Tage reduziert, wobei der Durchschnitt jedoch bei 48 Stunden liegt. Diese Beschleunigung bringt direkte finanzielle Vorteile. Allein durch die Wahrung von Skontofristen kann die Telekom täglich Geld sparen. Das frühe automatische Erfassen der Rechnungen hat weitere Vorteile: Tippfehler werden vermieden, und der Medienbruch zwischen Papier und IT wird schon zu Beginn des Prozesses aufgehoben. Das gibt Prozesssicherheit und minimiert Fehlbuchungen. Jederzeit ist nachzuvollziehen, in welchem Bearbeitungsstadium sich eine Rechnung befindet und wer dafür zuständig ist. Außerdem erhöht die neue Lösung die Planungssicherheit, im besonderen bei der Liquiditätsplanung, da schon früh finanzielle Entwicklungen absehbar sind.

Die Rationalisierungsmöglichkeiten, die die BancTec Lösung offenbart, bedeuten einen schnellen Return On Invest. Da die neue Lösung hervorragend skaliert, kann die Deutsche Telekom als Dienstleister externe Unternehmen an ihr System anbinden und so ihre Investition unmittelbar in ein Produktionsmittel umwandeln: Stichwort – Outsourced Managed Services. Hierbei werden neben der Erfassung und Verarbeitung im Input Management die wachsenden Vorraussetzungen und Anforderungen des Gesetzgebers wie HGB, US-GAAP, IFRS sowie Sarbanes Oxley Act. 404 umgesetzt.

Zahlen und Fakten Stand August 2004

• Täglich werden 5.600 Rechnungen mit 33.600 Seiten auf 5 S-Serie Scanner gescannt
• Jährlich 7,4 Mio. Rechnungsseiten bei ca. 270.000 unterschiedlichen Kreditoren
• Digitalisierung der Eingangspost mit eFIRST Capture und automatische Rechnungsbearbeitung mit eFIRST Invoice
• 10 S-Serie Scanner zum Erfassen der Altakten
• Externe Kunden und weitere interne Anwendungen werden auf 9 S-Series und 2 DocuScan 9000 verarbeitet

Planung und Umsetzung: Ende 2005

• Ausbau der laufenden Produktion auf ca. 14.600 Rechnungen mit 87.600 Seiten täglich
• Skalierung der Anwendung auf interne Unternehmen der Deutsche Telekom AG
• Erweiterung der Produktion um weitere externe Unternehmen als Mandanten