KUWAIT PETROLEUM INTERNATIONAL - Q8
BancTec optimiert Geschäftsprozesse
Als einer der größten Player auf dem weltweiten Ölmarkt gründete Kuwait 1983 die Kuwait Petroleum International, KPI. Ziel der Organisation ist es Marketing und Raffinerien außerhalb des Landes zu betreuen. Die KPI verfügt über ein Netzwerk von mehreren tausend Servicestationen in Europa. 1986 führte KPI das Markenzeichen Q8 ein: die erste neue internationale Marke im Erdölsektor seit 15 Jahren.
Die Q8 in Dänemark hat ihr gesamtes Beleg- und Rechnungsaufkommen digitalisiert und mit eFIRST Capture und eFIRST Archive in den Griff bekommen.
Als einer der größten Anbieter auf dem weltweiten Ölmarkt gründete Kuwait 1983 die Kuwait Petroleum International, KPI. Ziel der Organisation ist es, Marketing und Raffinerien außerhalb des Landes zu betreuen. Die KPI verfügt über ein Netzwerk von mehreren 1.000 Servicestationen in Europa. 1986 führte KPI das Markenzeichen Q8 ein: die erste neue internationale Marke im Erdölsektor seit 15 Jahren. Heute sind die Q8-Segel ein vertrauter Anblick in Europa. In Dänemark verkauft Q8 in 350 Servicestationen Benzin, Convenience-Produkte und Autofahrerbedarf.
Die Herausforderung
Im Jahr 2000 machte sich das dänische Q8 -Management-Team auf die Suche nach einem integrierten Dokumentenmanagement-System, um die Geschäftsprozesse beim ursprünglich papierbasierten Umgang und bei der Archivierung von Kundenakten, Verkaufsquittungen und Lieferantenrechnungen zu optimieren. Anlass war der Umzug der Unternehmenszentrale von Virum nach Birkerød, ein Vorort im Norden Kopenhagens.
Die Lösung
Im Dezember 2000 entschied sich Q8 für eine integrierte Erfassungs-, Verarbeitungs- und Archivierungslösung von BancTec, die rechtzeitig zum Umzug der Firmenzentrale bereit für ihren ersten Einsatz war – nach nur 5 Monaten. Die BancTec-Lösung basiert auf den Modulen der eFIRST Suite. Kernstück sind eFIRST Archive+ und eFIRST Capture+. Q8 scannt die Informationen zu einzelnen Kunden und archiviert diese revisionssicher mit Hilfe von eFIRST Archive+: Alle Mitarbeiter in der Unternehmenszentrale haben gleichzeitig Zugriff auf die elektronischen Kundenakten.
Die Verkaufsbelege aus den einzelnen Tankstellen gehen auch weiterhin an die Zentrale in Birkerød. Statt die Daten der Belege wie früher manuell in die Computer einzugeben scannt Q8 den ganzen Beleg. Das Unternehmen speichert die Images in eFIRST Archive+ und legt die Originale im ausgelagerten Papierarchiv ab. eFIRST Capture+ liest und analysiert die Daten aus den elektronischen Belegen - für Maschinenschrift nutzt eFIRST Capture+ die sogenannte Optical-Character-Recognition (OCR), für Handschrift Intelligent-Character-Recognition (ICR).
Mit Hilfe der eFIRST Capture+ ICR Software scannt, interpretiert und verifiziert Q8 heute 60.000 Lieferantenrechnungen, die jedes Jahr das Unternehmen erreichen. Der zuständige Sachbearbeiter erhält seine Rechnungen per E-Mail. Für die elektronische Langzeitarchivierung werden die Images der Rechnungen gleichzeitig in eFIRST Archive+ importiert. Der Sachbearbeiter kann dem Dokument außerdem elektronische Anmerkungen hinzufügen wie beispielsweise eine Kontonummer. Sobald die Rechnung geprüft und freigegeben ist, wird sie automatisch über BEA Link an die SAP-Applikation in Rom weitergeleitet. Nach der letzten Prüfung durch die Buchhaltung wird die Zahlung ausgelöst.
Jede Rechnung kann während des gesamten Bearbeitungsprozesses problemlos und ohne Zeitverlust gefunden werden. Alle Mitarbeiter haben über eFIRST Archive Zugriff auf das SAP-System. SAP-Lizenzen für die einzelnen Arbeitsplätze müssen dazu nicht erworben werden. Mitarbeiter außerhalb der Buchhaltung haben ebenfalls Zugriff auf das SAP-System, ohne jedoch ein Training zu benötigen, da die Oberfläche des Interfaces sehr benutzerfreundlich gestaltet ist und eine intuitive Bedienung ermöglicht.
Der Nutzen
Der Kundenservice hat sich im Vergleich zu den Zeiten des Papierarchivs erheblich verbessert. Mitarbeiter finden relevante Informationen heute in sehr viel kürzerer Zeit. Zusätzlich unterhält Q8 ein ausgelagertes physikalisches Langzeitarchiv für die Kundenakten, was gegenüber der zuvor üblichen Vor-Ort-Papierarchive Platz und Kosten einspart.
Der gesamte Verarbeitungsprozess für die Quittungen ist heute weit mehr automatisiert als vor Einführung des Systems. Die Fehlerrate in der Verarbeitung ist gesunken. Q8 profitiert im besonderen von der Zeitersparnis im Prozess – allein die Einhaltung von Skontofristen spiegelt sich direkt in besseren Geschäftsergebnissen wider.
Insgesamt hat die BancTec-Lösung die täglichen Arbeitsabläufe von Q8 verbessert, und die Effektivität im Unternehmen ist gestiegen.
Zahlen und Fakten
- Verarbeitung von bis zu 3.600 Formularen pro Stunde
- Verarbeitung von 60.000 Lieferantenrechnungen pro Jahr
- 100 User mit direktem Zugriff auf eFIRST Archive