UNION INKASSO

Optimierte Postverarbeitung

Übersicht
Union Inkasso suchte eine umfassende Erfassungs-, Dokumentenmanagement- und Archivierungslösung, um ihren Posteingang elektronisch zu verarbeiten. Wichtig waren dabei der einfache Umgang mit dem System und die Akzeptanz der Anwender. Deshalb sollten die einzelnen Prozessschritte im Kern nicht verändert, sondern lediglich elektronisch unterstützt und verbessert werden.

Lösungen
Vorbei sind die Zeiten, in denen die Union Inkasso GmbH ihre Post von einem Mitarbeiter in der Posteingangsstelle vorbereiten, sortieren und zu Fuß zum zuständigen Sachbearbeiter transportieren ließ. Von seinem Platz forderte der Sachbearbeiter dann die zugehörige Akte aus dem Archiv an und der übliche Spaziergang führte den Boten diesmal aus dem Archiv in die Büroflure. Der Zeitaufwand allein für diese beiden Transporte betrug ein bis zwei Tage. Die Auskunftsfähigkeit des Unternehmens war extrem eingeschränkt. Das papierlose Büro war ein ferner Traum: In den Papierarchiven sind etwa 10 Millionen Dokumente gelagert, die von den Mitarbeitern genutzt werden. Und jährlich erreichten etwa 1,6 Millionen neue Dokumente das Unternehmen.

Die Herausforderung
Union Inkasso suchte eine umfassende Erfassungs-, Dokumentenmanagement- und Archivierungslösung, um ihren Posteingang elektronisch zu verarbeiten. Wichtig waren dabei der einfache Umgang mit dem System und die Akzeptanz der Anwender. Deshalb sollten die einzelnen Prozessschritte im Kern nicht verändert, sondern lediglich elektronisch unterstützt und verbessert werden.

Die Lösung
Seit Einführung des neuen Dokumentenmanagement-Systems von BancTec wird die Post zentral im Eingang gescannt, automatisch durch das Auslesen des Aktenzeichens der entsprechenden Akte zugeordnet und dem zuständigen Sachbearbeiter ohne Zeitverlust in seinen elektronischen Posteingang gestellt. Schaut sich dieser den Brief an, findet er die komplette Akte mit allen Vorgängen am Bildschirm. Die tägliche Post erreicht den Mitarbeiter innerhalb weniger Minuten.

Die erste Aufgabe, die BancTec erfolgreich löste, war die Erfassung sämtlicher Akten sowie der Eingangs- und Ausgangspost. Die intelligente Capture Lösung eFIRST Capture⁺ garantiert heute das sichere Auslesen von Aktenzeichen aus dem heterogenen Belegmaterial. Die Aktenzeichen der Union Inkasso werden sowohl auf eingehenden Gerichtsakten mit diversen eigenen Aktenzeichen als auch im Fließtext eines unstrukturierten, einzelnen Briefes erkannt.

Im zweiten Schritt installierte BancTec eine moderne middleware-basierte Archiv- und Workflow-Lösung, die allen Sachbearbeitern eine effektive Bearbeitung der Akten ermöglicht. Die Akten sind in einer modernen Aktenstruktur abgebildet. Wie von Union Inkasso gefordert, optimiert das System die gewohnte Arbeitsweise und die Arbeitsprozesse der Sachbearbeiter ohne sie prinzipiell zu verändern.

BancTec setzt folgende Software in der Lösung ein: eFIRST Capture⁺, eFIRST Case⁺, eFIRST Archive⁺ und eFIRST Client⁺, einen Application Server und eine Oracle Datenbank. Als Hardware werden BancTec S-Series Scanner, Fujitsu Siemens Primergy Server-System und eine HP Jukebox genutzt. Außerdem entwickelte BancTec eine Schnittstelle zum Kontoführungssystem von Union Inkasso. Das gesamte System inklusive Scannerzentrum, Capture- und Aktenzeichenlösung, Archivsystem, Case-Workflow, Clientanpassungen und Integration wurde innerhalb eines Zeitraums von nur 12 Wochen realisiert.

Der Nutzen
Die Vorzüge des neuen Systems zeigten sich schnell: Das Papierarchiv, in dem 10 Millionen Dokumente lagern, kann aufgelöst werden, was eine Reduktion der Kosten für Miete und Unterhalt bedeutet. Alle mit ineffektiven und personalintensiven Schritten verbundenen Prozesse übernimmt die BancTec-Lösung. Die Ablage der im Massendruck erstellten Ausgangspost, die manuell in die Akten des Archivs eingepflegt wurde, erfolgt heute ebenso automatisiert wie das Zuordnen der Eingangspost zu den jeweiligen Fällen und den zuständigen Sachbearbeitern.

Damit ist die Bearbeitung von Fällen und Anfragen beschleunigt. Die Suche nach bestimmten Dokumenten dauert nicht mehr Tage, sondern Sekunden. Die Effektivität ist gestiegen und der Personalaufwand gesunken. Das steigende Fallaufkommen kann das Unternehmen nun mit der gleichen Zahl an Mitarbeitern bewältigen. Außerdem wurde der Gesamtprozess transparenter. Jederzeit ist ersichtlich, in welchem Bearbeitungsstadium sich ein Antrag befindet und welcher Mitarbeiter an dem Dokument arbeitet. Schließlich hat sich auch die Auskunftsfähigkeit des Unternehmens gegenüber seinen Kunden erhöht – in Zeiten gestiegener Anforderungen an Customer Care ein weiteres wichtiges Erfolgskriterium.

Zahlen und Fakten:

• 10 Millionen Dokumente im Altarchiv
• Jährlicher Neuzugang von 1,6 Millionen Dokumenten
• Scannen beim Posteingang
• Auslesen des Aktenzeichens
• Automatische Zuordnung der Eingangsbelege zum Sachbearbeiter
• Ansicht der kompletten Kundenakte am Bildschirm