SK ERLANGEN

Das vorhandene Dokumenten Management System konnte dank spezifischer Vorgehensweise der BancTec erfolgreich migriert werden.

Überblick
Sparkasse Erlangen migriert weich auf BancTec-Lösung - Sie bleibt fast immer eine Fata Morgana, die weiche Migration. Doch bei der Sparkasse Erlangen wurde sie zur gelebten Praxis. Das vorhandene DMS (Dokumenten Management System) konnte dank spezifischer Vorgehensweise der BancTec GmbH, Langen, erfolgreich migriert werden.

Lösung
Sie bleibt fast immer eine Fata Morgana, die weiche Migration. Doch bei der Sparkasse Erlangen wurde sie zur gelebten Praxis. Das vorhandene DMS (Dokumenten Management System) konnte dank spezifischer Vorgehensweise der BancTec GmbH, Langen, erfolgreich migriert werden. Der IT-Markt stagniert seit vielen Monaten. Besonders getroffen hat es das gesamte Segment DMS/ECM (Dokumenten Management Systeme/Enterprise Content Management). Die allgemeine Investitionszurückhaltung wurde noch gesteigert durch Insolvenzen führender Anbieter (z.B. SER AG, Ceyoniq AG). Folge dieser Situation sind ausgeprägte Verunsicherung von Anwendern und viele vertagte oder reduzierte Projekte und nicht zuletzt die Suche nach wirtschaftlich darstellbarer Migration. Insbesondere das Thema Migration verlangt viel Umsicht, entwickeln sich doch solche Projekte nicht selten zu Investitionsfallen. Manch entscheidungsfreudiger Anwender ist bei Migrationen schon vom Regen in die Traufe gekommen. Durch Insolvenzen wichtiger Marktplayer beflügelt, haben Anbieter unterschiedlicher Größe und Marktdurchdringung in den letzen Monaten massive Anstrengungen unternommen, verunsicherte und zur Migration mehr oder weniger gezwungene Anwender anderer Systeme als Kunden zu gewinnen. Nicht selten waren vorgelegte Migrationsangebote verkappte Neuprojekte, die einen investitionssichernden Ansatz nicht ausreichend berücksichtigten. Selbst größere Anbieter waren nicht ganz frei von diesem Sog. Man ging primär über den Preis an das Thema, nicht über die Inhalte. Das Klima der schnellen Akquisition aus dem Kundenstamm gescheiterter oder schwächelnder DMS-Anbieter hat vermehrt verunsicherte Anwender zurück gelassen. Hier rächt sich, dass viele Anwender bei ihren Projekten ausgeprägte Migrationsstrategien schlicht vernachlässigten. Keine Frage, je nach Stabilität und technischem Standard ihrer vorhandenen DMS-Applikationen sind viele Anwender über kurz oder lang unabdingbar gezwungen, auf neue Systeme umzusteigen. Wenn auch viele noch zögern, konkrete Maßnahmen zu ergreifen, werden die verbliebenen Anbieter in den nächsten Monaten gute Chancen haben, Marktanteile zu gewinnen. Vermehrt werden aber schon Migrationsprojekte aufgelegt. Dabei wird der Anbieterauswahl – eingedenk der Insolvenzen – mehr Aufmerksamkeit gewidmet als früher üblich. Kleinere und Nischenanbieter haben es daher immer schwerer, zum Zuge zu kommen. Doch Internationalität und Größe alleine sind ganz offensichtlich nicht ausreichend sichere Kriterien, wie die Vergangenheit zeigt.

Migration
Vor dieser Gesamtsituation stand auch die Sparkasse Erlangen (SPKE), mit 49 Geschäftsstellen eine der größeren bayerischen Sparkassen. Die SPKE verfügt über ein umfangreiches, stabil laufendes DMS auf ARCIS- und NT-Basis, erweitert um COLD21 für die Listenarchivierung. Das System wurde von der Ceyoniq AG (2002 insolvent) installiert. Rund 800 SPKE-Mitarbeiter nutzen es für ihre tägliche Arbeit. Bisher deckte das DMS die komplette Kundenakte ab mit den Teilbereichen Giro, Geldanlage/- Spar, Wertpapiere und kundenbezogener Bereich.

Schon Ende 2001 wurden gemeinsam mit dem damaligen Systemanbieter Überlegungen angestellt, das DMS auf zukunftssichere und weiter entwicklungsfähige Architektur umzustellen. Erste konkrete Planungsschritte wurden durch die Insolvenz des Anbieters zunächst hinfällig. Nun zahlte sich aus, dass die SPKE bereits bei der Beschaffung des ARCIS-Systems konkrete Migrationsstrategien eingeplant hatte, so dass die nötigen Schritte gezielt und ohne Hektik eingeleitet werden konnten. Hinzu kam, dass Stabilität, Nutzerfreundlichkeit und technische Sicherheit des Altsystems keinen akuten Handlungsbedarf hervorriefen. Weil in den Jahren 2001/2002 nicht nur der eigene Systemlieferant das Aus vermelden musste, sondern auch andere Anbieter vom Markt verschwanden, wurden die verbleibenden DMS-Alternativen nicht nur nach technischen und Nutzeraspekten hinterfragt, sondern besonders vertieft nach wirtschaftlichen Aspekten verglichen, einschließlich möglicher Überlebensfähigkeit der Anbieter. Zusätzlich musste beachtet werden, dass ein zukünftiger Partner lückenlos an das ARCIS-System anknüpfen sollte, ohne dramatische Migrationssprünge. Die Vorgabe lautete, nur solche Partner in die Wahl zu nehmen, die eine weiche Migration nicht nur im Prospekt hatten, sondern dafür auch ein nachvollziehbares Umsetzungskonzept vorlegen konnten. Die Nutzer sollten sehr flexibel und schonend auf das neue System wechseln können. Gleichzeitig sollten System- und Anwendungserweiterungen beim Dokumenten Management, der Listenbearbeitung und dem Workflow (u.a. Postkorblösung) realisiert und Schritt für Schritt die Bereiche Kredit, Zahlungsverkehr, Revision und Personal eingebunden werden. Ein solcher Anbieter wurde in der BancTec Deutschland GmbH, Langen/Bielefeld, gefunden, Tochter der solventen und weltweit agierenden BancTec, Inc., Dallas, Texas, USA. Das Unternehmen verfügt mit seinem Produkt eFIRST Suite (erweitert um BancTec FloWare) über ein umfassendes ECM System, welches die umfangreichen Anforderungen eines Finanzdienstleisters wie der Sparkasse Erlangen bestens abdeckt. Zudem hat die BancTec GmbH in den letzten zwölf Monaten ihr Software- und Service-Team systematisch für die Bewältigung der hiesigen Marktanforderungen ausgebaut. So verfügt BancTec heute nicht nur über ausgeprägte ECM-Kompetenz, sondern kennt sich auch in ARCIS- und sonstigen Applikationen anderer bisheriger Systemanbieter aus - beste Voraussetzungen für praxisgerechte und wirtschaftlich darstellbare Migrationsprojekte. Bei der Produktauswahl war für die SPKE besonders wichtig, dass die Anbieterin vorhandene Datenbanken in eine spezielle BancTec-Struktur überführen kann, die es ermöglicht, bei einer Systemmigration auf die Neuarchivierung der Bestandsdokumente, d.h. die Migration der Einzeldokumente, ganz zu verzichten, wenn dies aus wirtschaftlichen Gründen angezeigt ist, wie bei größeren, komplexen Applikationen gegeben (es gibt Fälle, in denen eine reine Dokumentenmigration allerdings vernünftig ist, insbesondere bei kleineren Applikationen, z.B. durch Umschreiben der Medien). Dies ist keineswegs Standard, denn die meisten Anbieter, auch größere, sehen in der Migration häufig zwei Projekte, die Systemmigration als solche und gesondert ein Projekt zur reinen Datenmigration. Die BancTec-Technologie ist in der Lage, Bestandsdaten eines Altsystems in ihrem Ursprungsformat zu erkennen - eine spezifische Schnittstelle kann die Bestandsdaten auf verschiedenen Medien (WORM, CD-R, etc.) von Altsystemen jedoch nicht nur lesen und anzeigen, sondern auch verarbeitbar machen, d.h. die Daten verstehen. Dies gilt für Einzeldokumente eben so wie für ganze Bestände.

Erfolg
Mit dem aktuellen Migrationsprojekt wurde bei der SPKE im Mai 2003 begonnen und ein autarkes Neusystem war bereits nach vier Monaten in Betrieb (parallel zum Altsystem). Nicht die kurze Zeit ist dabei der besondere Aspekt, sondern die Art der Migration. Sie verdient in jedem Falle das Prädikat „weich“, was zu den absoluten Ausnahmen am IT-Markt gehört. Wenn auch häufig im Programm der Anbieter angekündigt wird, „weiche Migrationen“ zu realisieren, zeigt die Wirklichkeit beispielsweise bei namhaften Direkt- und anderen Banken, dass bei Systemumstellungen Kundenfrust eher zum Alltag gehört denn Kundenlust – Kundenorientierung bleibt da häufig komplett auf der Strecke. Nicht so bei den Projektpartnern BancTec/SPKE. Die weiche Migration ist gelungen. Über den realisierten Zwischenschritt eines echten Parallelbetriebes Alt/Neu wird der komplette elektronische Dokumentenfluss vom Posteingang über die Bearbeitung bis zum Postausgang abgedeckt. Das Backend System besteht aus zwei Windows 2000 Servern mit BancTec Middleware und Archivkomponenten.

Auf beiden Maschinen, auf denen bereits das Altsystem lief, stehen je 500 GB Platten zur Verfügung, als Cache sind rund 800 GB verfügbar. Die Ausfallsicherheit ist durch ein Software-Clustering der Middleware realisiert.

Praktisch laufen die beiden Systeme so, dass die Daten wie gewohnt produziert und in das Altsystem geschrieben werden. Diese Daten werden gleichzeitig in das Neusystem geladen, so dass der Zugriff durch die Nutzer in beiden Systemen im echten Parallelbetrieb erfolgen kann. Egal ob der Nutzer den Alt- oder Neu-Client nutzt, er greift stets auf dieselbe Datenbasis zu. Das SPKE-System verwaltet heute rund 45 Millionen Dokumente und fast 125 Millionen Indexeinträge – es gehört damit zu den großen Anwendungen am ECM-Markt. Das durchschnittliche Wachstum liegt bei über 120.000 Dokumenten täglich. Weil im Altsystem kein Zahlungsverkehr (ZV) abgewickelt wurde, werden die ZV-Daten im Neusystem in einem eigenen Archiv gehalten. Nimmt man es genau, kann man beim SPKE-Projekt gar von einer „unmerkbaren Migration“ sprechen, denn der Aufbau des Parallelbetriebes erfolgte während der Produktion. Somit gab und gibt es keinerlei Stress für die Nutzer, keine Brüche in der Produktivität, keinerlei Gewaltumstellungen im Rahmen von Stillständen und verlängerten Wochenendarbeiten, wie bei anderen Migrationsprojekten häufig der Fall. Die Datenkontrolle ermöglicht zudem die elektronische Nachbearbeitung der Listen. Die Nutzer im gesamten Sparkassenbereich haben über die Kundenakte den kompletten Zugriff auf alle archivierten, bearbeiteten und in der Bearbeitung befindlichen Dokumente eines Kunden. In der Übergangszeit entscheiden sie dabei selbst, ob sie im Alt- oder Neusystem arbeiten. Dieser Erfolg konnte innerhalb von knapp vier Monaten eingefahren werden. BancTec hat damit eine Lösung am Markt realisiert, die exemplarisch für wirklich weiche Migration auch komplexer Anwendungen steht und dies bei Unabhängigkeit von den Medien, auf denen die Alt-Daten liegen. Die Nutzer haben Zeit genug, sich vom gewohnten Altsystem (sichtbar im bisherigen Client) in das neue hinein zu bewegen, ohne Brüche in den eingespielten Arbeitsprozessen. Sie entscheiden in einem großzügig bemessenen Zeitrahmen selbst, ob sie sofort im Neusystem recherchieren oder sich schrittweise dorthin begeben. Diese Umstellung erfolgt weich in der täglichen Arbeit. Keine Abschaltungen oder Sonderschulungen am Wochenende beeinträchtigen die Nutzerakzeptanz. Darin liegt der besondere Erfolg der SPKE-Migration – die Akzeptanz für das neue System ist ausgeprägt hoch, vom ersten Augenblick an.

Zahlen und Fakten

• Verwaltung von 45 Millionen Dokumenten
• Tägliches Anwachsen des Systems um 120.000 Dokumente
• 800 Anwender im System

System

• Backend: zwei Windows 2000 Server mit je 500 GB Plattenkapazität und 800 GB Cache

Migration

• Weiche Migration: Parallelnutzung von Alt- und Neusystem