SCHWEDISCHE EINWANDERUNGSBEHÖRDE

Die schwedische Einwanderungsbehörde muss im Jahr mehrere 100.000 Anträge bearbeiten. Zu jedem Antrag gehören stapelweise Formulare, Einschätzungen und Notizen, die unbefristet aufbewahrt werden müssen.

Als Unterzeichner der UN-Flüchtlingskonvention muss Schweden Menschen, die unter diese Vereinbarung fallen, Asyl gewähren. Dies sind Menschen, die in ihrem Geburtsland Verfolgung fürchten müssen, aufgrund ihrer Rasse, Nationalität, Zugehörigkeit zu einer bestimmten sozialen Gruppe und/oder ihrer religiösen und politischen Überzeugungen. Laut schwedischem Gesetz können zusätzlich Flüchtlinge anerkannt werden, die aufgrund der Todesstrafe verfolgt werden, ihrer Geschlechterzugehörigkeit oder ihrer Sexualität. Auch wenn sie aus einem Kriegs- oder Katastrophengebiet stammen, ist dies ein Grund für deren Anerkennung.

Die Einwanderungsbehörde erhält jährlich hunderttausende von Visa-Anträgen, die ihre Mitarbeiter sorgfältig und verantwortungsvoll bearbeiten müssen. Die Verantwortlichen haben sich für die digitale Bearbeitung der Anträge mit eFIRST Archive entschieden. Das Archiv bietet internetbasierten Umgang mit Dokumenten und Informations-Management.

Inzwischen haben die Mitarbeiter in ganz Schweden Zugriff auf die elektronischen Fall-Akten. Die meisten der neuen Anträge werden jetzt online bearbeitet. Die große Menge an Dokumenten, die zu einem Asyl- oder Einbürgerungsantrag gehören, wie Landkarten, ausgefüllte Formulare, Identitätsbestätigungen, Gesprächsnotizen und anderes werden in das System gescannt und in eFIRST Archive abgelegt und jeweils zu einer individuellen elektronischen Aktenmappe zusammengestellt. Zusätzlich ist das System eng in Microsoft Word integriert, so dass Dokumente direkt in eFIRST Archive abgelegt werden können.