Segmente BPO

Effiziente Papierverarbeitung:
Als einziger Dienstleister auf dem Markt setzt die BancTec ihre eigenen Hochleistungsscanner ein. In unserem Scanzentrum in Hürth/Köln wird unterschiedliches Beleggut bis zu einem Volumen von 600.000 Seiten täglich verarbeitet und bei Bedarf auch physikalisch eingelagert. Dabei kann es sich um einmalige Bestände wie Altarchive, Altbestände oder auch um die aktuellen in regelmäßigen Intervallen wiederkehrenden Belegmengen, wie z. B. den täglichen Posteingang, handeln. Dokumente aller Art, ob Rechnungen, Belege, Verträge, Nachrichten oder geschäftsrelevante Informationen werden digitalisiert und archiviert. Heterogenes Beleggut von A3 bis A6 in einer Stärke von 45 g/m² bis 112,5 g/m², A0 und Übergrößen sowie Bücher bis zu einer maximalen Größe von 27,8 x 35,5 cm werden in höchster Qualität und Sorgfalt verarbeitet.

Zur Zeichenerkennung werden ausschließlich OCR, ICR und OMR Verfahren eingesetzt. Funktionen wie die automatische Klassifizierung und intelligente Trennblätter (Patchcodes) sind in den Produktionslauf integriert, so dass sehr große Dokumentenvolumina effizient erfasst werden.

Das perfekte Image zählt:
In unserem Scanzentrum nutzen wir ausschließlich unsere modernen Hochleistungsscanner der DocuScan Serie. Diese Scanner liefern gestochen scharfe Images, wobei sie sowohl SW, Graustufen als auch Farbe verarbeiten können.

Gerade farbige Belege haben zahlreiche Vorteile für die weitere Verarbeitung. Sie erhalten mehr Detailinformationen, das Lesen am Arbeitsplatz fällt leichter, wichtige Informationen können mit einem farbigen Hintergrund hinterlegt und so schneller lokalisiert werden. Die Lieferung der elektronischen Daten erfolgt auf optischen Medien oder per Datenübertragung. Das erzeugte Datenausgabeformat richtet sich nach dem Zielsystem unserer Kunden. Unsere Software optimiert den Speicherbedarf der Belege im elektronischen Archiv und minimiert somit Speicherkosten.

Datenschutz und Datensicherung:
Die BancTec ist ein Datenschutzbetrieb mit allen damit einhergehenden Auflagen und Bestimmungen bezüglich Datenschutz und Informationssicherheit.  Alle unsere Mitarbeiter sind zur Wahrung des Datengeheimnisses nach dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und des Fernmeldegeheimnis gemäß Telekommunikationsgesetz (TKG) verpflichtet. Der Transport erfolgt in verschlossenen Datenschutzbehältnissen. Belegguttransporte werden selbstverständlich gemäß Bundesdatenschutzgesetz durchgeführt.

Individuell auf unseren Kunden abgestimmt, bieten wir auch eine physische Belegarchivierung mit Zugriffservice, sowie die Belegvernichtung gemäß den aktuellen Richtlinien des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Im Produktionsbereich kommen ausschließlich erfahrene, motivierte und festangestellte Mitarbeiter zum Einsatz, um eine gleichbleibende und vor allem hohe Qualität des Arbeitsprozesses zu garantieren.

Dokumentenbasierte Verarbeitung incl. der Automatischen Erkennung (Capturing) und Erfassung von Belegen durch unsere Mitarbeiter ist die zweite Sparte in der Wertschöpfungskette, bei der wir Ihnen Mehrwerte generieren können.

Mit unserer weltweit im Einsatz befindlichen Software CenterVision können wir den kompletten Vorgang eines Dokuments vom Eingang über das Capturing bis hin zu Bearbeitungsworkflows für Sie abbilden. Sie haben jederzeit die Möglichkeit, von außen über eine Internetplattform den Status eines Dokuments incl. der SLAs einzusehen und zu prüfen. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um ein Antragsformular, Zahlungsdokumente, Rechnungen, Lieferscheine oder Ähnliches handelt.

Vertrauen Sie unserer Erfahrung!

Dokumentenmanagement war der Anfang. Aber jetzt geht es erst richtig los: BPO!
Beim Outsourcing denken viele an das Scannen von Dokumenten. Aber die Vorteile des BPO liegen im Outsourcing ganzer und anteiliger Geschäftsprozesse. Von der Eingangsrechnungsbearbeitung über die Kundenbuchhaltung bis hin zur Annahme von Kundenbestellungen und dem Beschaffungswesen (Procurement).

Hochwertiger Service anstelle von Abhängigkeit
In früheren Jahren wurden oft komplette IT-Abteilungen ausgelagert. Und anschließend war man gegebenenfalls nicht glücklich damit. Das BPO bekommt immer mehr den Fokus auf einzelne Geschäftsprozesse als solches: Es wird definiert, welche Aktivitäten im Rahmen eines Geschäftsprozesses ausgelagert werden können und welche im Geschäftsbetrieb ansässig bleiben sollten. So kann, zum Beispiel im Rechnungswesen, die Kundenbuchhaltung ausgelagert werden, das Mahnwesen jedoch im Unternehmen verbleiben. Es können somit individuell zugeschnittene BPO-Arbeitsfelder festgelegt und gestaltet werden. Dies bringt den gewünschten Service sowie ein hohes Einsparpotenzial, ohne dass eine Abhängigkeit oder Einschränkung daraus resultiert – bestimmte Geschäftsprozesse sollten also nicht willkürlich, sondern gezielt ausgelagert werden.

Wir helfen Ihnen dabei, die richtige Wahl zu treffen.

Innovationsmanagement ist nicht automatisierbar; Geschäftsprozesse schon!
Deshalb sollen sich Unternehmen um ihre Innovationen gezielt und mit aller Kraft kümmern. Die administrativen Geschäftsprozesse „außen herum“ übernehmen erfahrende BPO-Dienstleister und bieten dabei neben hoher Qualität auch noch eine wesentliche Kostensenkung. Wichtig ist, dass „die Chemie stimmt“ … und gerade hierfür gibt es eine klare Vorgehensweise zur Ermittlung der BPO-Potentiale und Umsetzung in ein produktives BPO-Umfeld.

Rechtliche Aspekte des Outsourcing:
In einem Basisvertrag werden die BPO-Ziele, der Leistungsumfang (inkl. SLAs) und die Entgeltfrage geregelt. Hinzukommen können, z. B. Personalvertrag, Hardware- und Softwarevertrag und ggf. Übernahmeverträge.

Ein konkretes Beispiel für eine moderne BPO-Infrastuktur
Ein Unternehmen aus der Touristik lagert beispielsweise seinen debitorischen Geschäftsprozess aus. Damit verliert es keine unternehmerische Kernkompetenz. Ganz im Gegenteil. – Die Kontoauszüge werden von uns im Auftrag des Unternehmens elektronisch via SWIFT abgerufen. Wir gleichen die Kundenzahlungen mit den offenen Posten ab und ziffern aus. Das Mahnwesen kann weiterhin eigenständig vom Unternehmen wahrgenommen werden; im Falle von Differenzen zwischen Zahlungseingang und Rechnung kann auch eine elektronische Mitteilung weitergeleitet werden. Es wird deutlich, dass der Umfang des BPO individuell vereinbar ist. Es wird weiterhin klar, dass kein Medien- oder Systembruch entsteht, weil auf Ihrem Buchhaltungssystem gearbeitet wird. Worin liegt der Vorteil: Dank unserer Expertise und Kapazität derartige Services vielen unserer Kunden zur Verfügung stellen zu können, sind wir in der Lage auch höhere Volumina in kürzerer Zeit bei gleichzeitig höchster Qualität zu produzieren. Und dieses Versprechen ist uns Ihnen gegenüber wichtig.